Begrippen

Coöperatie
Energiecoöperatie Endura U.A., opgericht op 4 november 2016
Statuten
De statuten van de coöperatie, zoals weergegeven in de akte van oprichting d.d. 4 november 2016
Algemene Leden Vergadering (ALV)
Het orgaan van de coöperatie dat bestaat uit de verzamelde leden conform artikel 12 van de statuten
Bestuursreglement
Dit document
Bestuur
Het Bestuur van de Coöperatie
Voorzitter
De Voorzitter van het Bestuur van de Coöperatie
Bureau
Het Bureau van de Coöperatie dat als uitvoerend orgaan fungeert
Directie
De persoon of instelling die leiding geeft aan het Bureau van de Coöperatie

 

Artikel 1. Algemeen

Dit Bestuursreglement, hier na te noemen het Reglement, betreft een aanvulling op het bepaalde in de statuten van de coöperatie en is met name een uitwerking van artikel 7. Dit reglement voorziet in de nadere vastlegging van de afspraken met betrekking tot de samenstelling, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en werkwijze van het bestuur van de coöperatie.
Dit reglement is digitaal te raadplegen op de website van de coöperatie.
Dit reglement kan worden gewijzigd door de ALV in geval van wijzigingen in de werkwijze of herziening van het beleid van de coöperatie.
Bij strijdigheid tussen de statuten en bepalingen in dit reglement, zijn de statuten bepalend. Indien één of meer van de bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het Bestuur, tenzij anders aangegeven in de statuten.

 

Artikel 2. Uitgangspunten

Het bestuur is belast met het besturen van de Energiecoöperatie Endura en is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de ondernemingsdoelstellingen, de strategie, het organiseren van de noodzakelijke middelen, alsmede voor de naleving van wet- en regelgeving.
Het bestuur voert zijn taken en bevoegdheden zelf uit, maar is overeenkomstig de Statuten ook bevoegd delen daarvan te delegeren. De taken en bevoegdheden die het bestuur kan delegeren en aan wie, zijn in dit reglement omschreven..
Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de coöperatie en haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de behoeften en wensen van leden en andere belanghebbenden af.
Het bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten, noch handelingen nalaten die schade toebrengen aan het belang of de reputatie van de coöperatie.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.

 

Artikel 3. Samenstelling bestuur

Het bestuur bestaat uit minimaal drie natuurlijke personen aan wie de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn toegekend. Bij de werving en selectie van bestuursleden wordt gewerkt met een vooraf door het bestuur opgestelde profielschets, waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten van de leden worden beschreven. Bij het opstellen van de profielschets wordt rekening gehouden met de aard van de coöperatie, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de leden van het bestuur. Het bestuur gaat periodiek, in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of de profielschets nog voldoet en stelt deze zo nodig bij.
Het bestuur is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van de directie en van deelbelangen kunnen functioneren als goede bestuurders en als goede toezichthouders en adviseurs van de directie.
Elk lid van het bestuur moet in staat zijn het beleid en het functioneren van de coöperatie en van de directie te kunnen beoordelen. Elk lid van het bestuur moet in staat zijn de directie met raad terzijde te staan. Op voor de maatschappelijke rol en de continuïteit van de coöperatie wezenlijke gebieden moet deskundigheid aanwezig zijn, in elk geval bedrijfseconomische deskundigheid en kennis van de duurzame energie branche. De capaciteiten die verder gevraagd worden zijn mede afhankelijk van de taken die het bestuur op zich neemt.
Elk lid van het bestuur moet zijn/haar kennis die nodig is om zijn/haar functie in het bestuur te vervullen, op peil brengen en houden. Nieuwe leden krijgen een introductie die ervoor zorgt dat zij zo snel mogelijk volwaardig in het bestuur kunnen functioneren.
Het bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. Elk jaar treedt tenminste één van de bestuursleden af. Vanwege de continuïteit is het uitgangspunt dat niet meer dan twee bestuursleden per jaar aftreden. Het huidige rooster is opgenomen in Bijlage 1.
Na afloop van een benoemingstermijn beraden het bestuur en de ALV zich over de mogelijkheid en wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is.
Bestuursleden kunnen door de ALV, onder opgaaf van redenen, worden geschorst of ontslagen. Leden van het bestuur treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid, onverenigbaarheid van belangen of anderszins.
Bestuursleden werken op vrijwillige basis en zijn onbezoldigd.
Het bestuur draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van de directie. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd

 

Artikel 4. Taken van het bestuur

Binnen het bestuur is sprake van een heldere taakverdeling. Naast voorzitter, penningmeester en secretaris zijn de aandachtsgebieden marketing & communicatie, duurzame energie projecten, infrastructuur en ledenparticipatie belegd.
Het bestuur neemt besluiten of bereidt conform de statuten besluitvorming cq goedkeuring door de ALV voorop de volgende gebieden:
missie, visie, meerjarenstrategie en meerjarenraming van Endura;
het jaarplan en de daarbij horende begroting;
het jaarverslag en de jaarrekening;
beleid over de relatie van Endura met de leden en belanghebbenden, waaronder de gemeente;
aangaan of verbreken van een (arbeids)overeenkomst met een directeur, alsmede de voorwaarden waaronder dat gebeurt;
het sluiten van overeenkomsten met partijen die diensten leveren, waarvan de aard of omvang het mandaat van de directeur overstijgt;
aangaan of verbreken van duurzame samenwerking tussen Endura en een andere rechtspersoon, alsmede het nemen van een deelneming, dan wel het vergroten of verminderen van een deelneming in een vennootschap;
oprichten van een rechtspersoon;
rechtshandelingen en financiële transacties vanaf €5000 ;
aangifte van faillissement en aanvraag van surseance van betaling;
fuseren met een andere rechtspersoon;
statutenwijziging, aanpassing Reglementen, zoals het Huishoudelijk Reglement, Participatiereglement, Bestuursreglement.
ontbinding van de coöperatie;
benoeming van de externe accountant.
Minstens een keer per jaar worden de relevante strategische ontwikkelingen en implicaties voor de meerjarenstrategie en de daarbij horende raming in het bestuur besproken.
Het bestuur zorgt voor interne risicobeheersing- en controle en voor een goede werking ervan. Minstens een keer per jaar wordt de rapportage over de opzet en werking van de risicobeheersing in het bestuur besproken.
Omdat Endura uit verschillende bronnen wordt gefinancierd zorgt het bestuur voor een adequate en inzichtelijke financiële scheiding en verantwoording, rekening houdend met eventuele voorwaarden van financiers.
De bestuursleden met een bepaalde taak hebben de plicht om het bestuur gevraagd en ongevraagd alle informatie te verschaffen die ze nodig heeft om haar bestuurstaak te vervullen.
Het collectieve bestuur volgt het functioneren van Endura alert en kritisch, met oog voor wat wezenlijk is voor het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen en de continuïteit van de coöperatie. Het bestuur en haar afzonderlijke leden hebben het recht en de plicht om van bestuursleden met een bepaalde taak, van de directeur en van de externe accountant de informatie te verlangen die zij nodig hebben voor hun taakuitoefening. Het bestuur kan ook functionarissen en adviseurs van de coöperatie en andere externe deskundigen raadplegen. Het bestuur heeft te allen tijde inzage in alle boeken en bescheiden van Endura, rekening houdend met wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens.
Het bestuur ziet erop toe dat het bestuur en toezicht bij gelieerde rechtspersonen adequaat geborgd is.
Het bestuur bespreekt tenminste een keer per jaar en buiten de aanwezigheid van de directeur, haar eigen functioneren en dat van haar leden en eventuele commissies, en de conclusies die daaraan moeten worden verbonden. Het bestuur vraagt hiertoe vooraf de visie van de directeur en betrekt die in de bespreking van het eigen functioneren.
Minimaal een keer per drie jaar laat het bestuur zich bij de evaluatie van het eigen functioneren ondersteunen door een externe adviseur, die niet alleen het evaluatiegesprek leidt, maar ook inhoudelijk als kritische sparringpartner kan fungeren en het bestuur kan helpen om blinde vlekken te onderkennen en te bespreken. De resultaten van zowel de jaarlijkse als de driejaarlijkse evaluatie worden vastgelegd in een dossier dat door of wegens het bestuur wordt beheerd.
In geval een lid van het bestuur informatie ontvangt uit een externe bron die voor het bestuur van belang zou kunnen zijn, geeft hij deze informatie zo spoedig mogelijk door aan zijn voorzitter.
Elk lid van het bestuur behandelt de informatie en documenten die hij in zijn functie van bestuurder krijgt, als vertrouwelijk als die vertrouwelijkheid nadrukkelijk is opgelegd, dan wel als het lid van het bestuur redelijkerwijs heeft kunnen begrijpen dat het om vertrouwelijke informatie gaat, en maakt deze niet kenbaar buiten het bestuur. Deze vertrouwelijkheid eindigt niet wanneer het lidmaatschap van het bestuur eindigt.

 

Artikel 5. Taken bestuur m.b.t. adequate invulling directie

Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de directeur.Het bestuur stelt ten behoeve van de werving en selectie van een directeur een profielschets vast, bepaalt de wervings- en benoemingsprocedure.
Het bestuur bepaalt de beloning en overige (arbeids)voorwaarden van de directeur. Het baseert de beloning op een door hem vastgesteld beloningsbeleid voor de directeur. Het houdt daarbij rekening met de functiezwaarte van de directeur, met de maatschappelijke waarden en normen, en de aard van de coöperatie.
Het bestuur stelt de functieomschrijving van de directeur vast. Dit wordt vastgelegd in een dossier dat door of wegens het bestuur wordt beheerd.
Minstens een keer per jaar bespreekt het bestuur het functioneren van de directeur. Dit gebeurt in afwezigheid van de directie. Een delegatie van het bestuur heeft een beoordelingsgesprek met de directeur.
Periodiek bespreekt het bestuur met de directeur of deze en de coöperatie ook voor de komende jaren de goede match zijn
Het bestuur legt uitkomsten en afspraken uit het beoordelingsgesprek en het periodieke gesprek over de toekomst vast in een dossier dat door of wegens het bestuur wordt beheerd.
Bij ontbreken of langdurige afwezigheid van de directeur zorgt het bestuur voor waarneming van de directeur. In principe wordt de waarneming niet door één of meer leden van het bestuur vervuld. Als dit toch nodig is, gebeurt dit voor zeer beperkte tijd en treedt het lid voor die periode uit het bestuur.
Het bestuur stelt een procedure op m.b.t. het schorsen c.q. ontslaan van een directeur.

Artikel 6. Door het bestuur gedelegeerde taken en bevoegdheden

Het bestuur heeft de volgende taken en bevoegdheden gedelegeerd:
Aan de directeur:
Beslissen over aanvragen of opzegging van het lidmaatschap van Endura;
Zorgdragen voor een ledenadministratie, financiële administratie, administratie van financiële participaties en vrijwilligersadministratie op een zodanige wijze dat voldaan wordt aan wet- en regelgeving en dat ten allen tijde de rechten en plichten van de coöperatie kunnen worden gekend en kunnen worden nagekomen;
Initiëren, ontwikkelen en realiseren van duurzame energieprojecten en programma’s in het kader van de doelstellingen van Endura;
Het vertegenwoordigen van de coöperatie. De coöperatie kan in en buiten rechte worden vertegenwoordigd door de directeur met de voorzitter van het bestuur gezamenlijk, danwel door een bestuurslid, daartoe gemachtigd door het voltallige bestuur.
Namens de penningmeester innen en betalen van vorderingen of schulden voor zover passend binnen de vastgestelde begroting. Bij bedragen hoger dan € 5000 is goedkeuring nodig van het bestuur.
Vorm en uitvoering geven aan het functioneren als coöperatie conform de opgestelde statuten en reglementen. Het organiseren en voorbereiden van de algemene ledenvergaderingen;
Het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag, het (meerjaren)plan, de begroting en rapportages ten behoeve van het bestuur en de subsidieverstrekkers.
Het onderhouden van contacten met de leden, het opstellen van en uitvoering geven aan het communicatieplan, zorgdragen voor een actuele en informatieve website;
Het werven van nieuwe leden en vrijwilligers. Het coördineren van de inzet van vrijwilligers al of niet in werkgroepverband;
Het optimaliseren van de financiële middelen via het verwerven van subsidies, sponsors en/of financiële participanten.

 

Artikel 7. Voorzitter, dagelijks bestuur en commissies

De voorzitter van het bestuur wordt in functie door de ALV benoemd op voordracht van het bestuur of minstens een/tiende van de leden van de coöperatie. De voorzitter is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het bestuur en is het primaire aanspreekpunt voor de bestuursleden en de directie.
De taken van de voorzitter zijn onder meer:
voorbereiden van de agenda van het bestuur (dit geschiedt in principe met de directie);
leiden van de bestuursvergadering;
zorgdragen voor een goede oordeels- en besluitvorming door het bestuur en erop toezien dat de leden van het bestuur kunnen beschikken over de benodigde informatie;
erop toezien dat de leden van het bestuur hun kennis en deskundigheid op peil brengen en houden;
erop toezien dat jaarlijks een evaluatie plaatsvindt van het bestuur en haar leden;
erop toezien dat de directie en haar leden jaarlijks op hun functioneren worden beoordeeld;
erop toezien dat de contacten van het bestuur met de directie, de vrijwilligers, de leden(raad) en samenwerkingspartners, naar behoren verlopen;
erop toezien dat eventuele commissies van het bestuur adequaat functioneren;
namens het bestuur aanspreekpunt zijn voor leden van het bestuur, de directie en leden(raad).
Het bestuur maakt afspraken over het vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid.
Het bestuur kan uit zijn leden een dagelijks bestuur of commissies instellen of personen met een bepaalde taak aanwijzen. Zij hebben voorbereidende taken ten behoeve van de oordeels- en besluitvorming door het bestuur. Zij kunnen ook de bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen namens Endura te handelen binnen de grenzen van statuten en reglementen. Het dagelijks bestuur kan nooit de meerderheid van het algemeen bestuur vormen.

Artikel 8. Vergaderingen en besluitvorming bestuur

Het bestuur stelt elk jaar een vergaderschema vast rekening houdend met de managementcyclus.
Per kalenderkwartaal vergadert het bestuur minstens één keer. Verder wordt er vergaderd wanneer de voorzitter van het bestuur dit nodig vindt.
Wanneer één of meer leden van het bestuur of de directeur het nodig vinden een vergadering te houden, kan de voorzitter verzocht worden onder opgave van redenen en de te bespreken onderwerpen, een vergadering te organiseren.
Aan vergaderingen zoals beschreven in de leden 2 en 3 van dit artikel, neemt de directeur deel tenzij door het bestuur expliciet anders wordt aangegeven.
De agenda’s van de vergaderingen zoals beschreven in de leden 2, 3 en 4 van dit artikel, worden door de voorzitter in overleg met de directeur opgesteld.
Het bestuur vergadert minstens een keer per jaar over: de begroting; de conceptjaarstukken; het accountantsverslag en de management letter.
Het bestuur vergadert een maal per jaar buiten de aanwezigheid van de directeur om het functioneren van het bestuur te evalueren en de beoordeling van de directie te bespreken, alsmede over opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften.
De oproep voor een vergadering geschiedt door de secretaris van het bestuur, namens de voorzitter.
De termijn tussen de oproep voor een vergadering en de datum van de vergadering betreft ten minste 4 dagen, de dag van de oproep en die van de vergadering niet meegerekend.
De oproep geschiedt digitaal onder vermelding van plaats en tijd stip van de vergadering. Met de oproep worden de agenda en eventuele bijlagen verstuurd.
Elk lid van het bestuur wordt geacht bij de vergaderingen aanwezig te zijn.
De vergaderingen van het bestuur worden geleid door de voorzitter. De notulen van de vergadering worden door of namens de secretaris gemaakt en beheerd en op de eerstvolgende vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Besluiten in het bestuur worden slechts genomen over zaken die bij de oproep van de vergadering zijn geagendeerd. In geval alle leden van het bestuur op de vergadering aanwezig zijn, kunnen ook over niet geagendeerde onderwerpen besluiten genomen worden, mits met algemene stemmen.
Het bestuur besluit met een normale meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij in de statuten anders is vermeld. Een besluit kan slechts worden genomen indien tenminste de helft van het aantal leden van het bestuur ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een lid van het bestuur kan zich door een medelid doen vertegenwoordigen.
Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter van het bestuur de doorslag.
Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle leden van het bestuur zich schriftelijk, of via de E-mail omtrent het desbetreffende voorstel hebben uitgesproken. Van een besluit buiten vergadering wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden een relaas opgemaakt, dat na ondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd.
In alle geschillen omtrent stemmingen niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter.

 

Artikel 10. Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties

Een lid van het bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang terstond aan de voorzitter van het bestuur en verschaft alle relevante informatie. De directeur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang terstond aan de voorzitter van het bestuur en verschaft alle relevante informatie . Indien de voorzitter van het bestuur een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, meldt hij/zij dit terstond aan de plaatsvervangend voorzitter van het bestuur en verschaft alle informatie.
Het bestuur besluit, buiten aanwezigheid van het betrokken lid van het bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee om te gaan.
Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij/zij een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft.
Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij een tegenstrijdig belang speelt van een lid van het bestuur behoeven de goedkeuring van het bestuur.
In alle gevallen waarin de coöperatie een tegenstrijdig belang heeft met – een of meer bestuurders wordt de coöperatie vertegenwoordigd door de – overige bestuurders of, indien op dat moment het bestuur bestaat uit twee of minder bestuurders, door de persoon of de personen daartoe door de – algemene ledenvergadering aangewezen.
Een (voormalig) directeur of een (voormalig) werknemer van Endura of een gelieerde rechtspersoon kan geen lid van het bestuur zijn, tenzij vier jaar verstreken zijn na zijn/haar vertrek.
Een lid van het bestuur kan niet zijn degene die bestuurder is van een rechtspersoon, waar een lid van de directie van Endura deel uitmaakt van het toezichthoudend orgaan.
Om structurele belangenverstrengeling te voorkomen, kunnen de volgende personen geen lid zijn van het bestuur:
leden van het college van burgemeester en wethouders, leden van de gemeenteraad en ambtenaren van de gemeente Harderwijk; 
alsmede gedeputeerden, leden van gedeputeerde staten en ambtenaren van de provincie Gelderland; degenen die familiaire of vergelijkbare relaties hebben met leden van het bestuur en/of directeur van Endura of van een gelieerde rechtspersoon; degenen die betaalde diensten verrichten voor het bestuur of de directeur van Endura, of een gelieerde rechtspersoon; degenen die zakelijke relaties met Endura hebben, dan wel die aandeelhouder, lid van het besturend of toezichthoudend orgaan of werknemer zijn bij een rechtspersoon met zakelijke relaties met Endura of een gelieerde rechtspersoon; het gaat om zakelijke relaties van materiële betekenis voor één of beide betrokken partijen. Het voorgaande heeft geen betrekking op de zakelijke relatie die men als lid met de coöperatie heeft en de producten en diensten waarvan de leden gebruik kunnen maken; degenen die accountant van Endura of een gelieerde rechtspersoon zijn of de afgelopen vier jaar geweest zijn; degenen die op andere wijze een functie bekleden of relaties hebben waardoor het onafhankelijk opereren in de functie bij Endura in gevaar komt.
Een lid van het bestuur meldt een relevante hoofd- en nevenfunctie aan het bestuur. Bij mogelijke tegenstrijdige belangen of onverenigbaarheid volgt een afweging in het bestuur en neemt het bestuur een besluit hoe daarmee moet worden omgegaan.

 

Artikel 12. Financiële verslaglegging en externe accountant

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de financiële verslaggeving.
De ALV benoemt een externe accountant op voordracht van het bestuur teneinde de door het bestuur opgemaakte jaarrekening te onderzoeken, daarover verslag uit te brengen aan het bestuur en een verklaring af te leggen.
De externe accountant rapporteert zijn/haar bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening aan het bestuur en is aanwezig om toelichting te geven tijdens de bespreking van de jaarrekening in respectievelijk de jaarrekening commissie van de ALV en de ALV.
Het bestuur en haar afzonderlijke leden hebben het recht en de plicht om van de directie en de externe accountant de informatie te verlangen die zij nodig hebben voor hun taakuitoefening. Het bestuur kan ook functionarissen en adviseurs van Endura en andere externe deskundigen raadplegen. Het bestuur heeft te allen tijde inzage in alle boeken en bescheiden van Endura, rekening houdend met wet- en regelgeving over de bescherming van persoonsgegevens.
Het bestuur overlegt minstens een keer per jaar met de externe accountant. De accountant woont in elk geval de vergadering bij waarin over de vaststelling van de jaarrekening wordt besloten.
Het bestuur bewaakt de onafhankelijkheid van de externe accountant en zijn/haar adequaat functioneren in het algemeen. Minstens een keer in de vier jaar vindt een grondige beoordeling plaats van de externe accountant door het bestuur.
Bij de beoordeling van de jaarstukken geeft het bestuur zich rekenschap van de bestendige toepassing en verantwoording van de grondslagen voor de vermogens- en resultaatbepaling.
Het bestuur dient zich verder inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen.
Het bestuur spreekt zich uit over de wenselijkheid van de uitvoering van de eventueel door de accountant in de management letter gedane aanbevelingen.
Het bestuur ziet er vervolgens op toe dat de aanbevelingen die zijn omgezet in besluiten, worden gerealiseerd.